Varje år rapporterar organisationen till sina bidragsgivare. Vi rapporterar då bland annat det totala medlems- och föreningsantalet och hur resurserna fördelats landet över. Därför är det viktigt att vi får in rapportering från de lokala föreningarna. Ni rapporterar då in medlemssiffror, stadgar, årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse för det gångna året och verksamhetsplan för det kommande året. Allt detta sköts genom systemet eBas, dit varje förening har sina egna inloggningsuppgifter. I systemet finns också mallar för hur ni ska rapportera från årsmötet och statistik över era medlemmar.

 

Varje år behöver förbundet rapportera in sina medlemmar till Myndigheter för civilsamhälles- och ungdomsfrågor (MUCF) och andra bidragsgivande organisationer, för att fortsätta kunna få pengar för sitt arbete.

 

Detta innebär också att förbundet måste rapportera in hur många medlemmar man har över hela Sverige och vilka dessa medlemmar är. Därför är det ett krav på föreningen att lägga upp sina medlemmar och andra årsmötesdokument i eBas-systemet, för att fortsätta få föreningsbidraget.

 

I eBas ska ni också lägga upp alla dokument från årsmötet (vilka som var närvarande, justerat protokoll, verksamhetsberättelse och redovisning av budget) samt vad er plan är för nästkommande år är (verksamhetsplan).

 

Varje förening får inloggningsuppgifter och ansvarar för att rapportera in sina medlemmar och ändra kontaktuppgifter eftersom kontaktpersonen byts.

 

Har ni funderingar kring systemet eller behöver ni hjälp med eBas så kontakta kansliet på [email protected]

eBas

eBas är en hemsida där varje förening kan logga in och inte bara lägga in sina medlemmar, utan också lägga upp årsrapporter och andra dokument för godkännande av kansliet. Tanken är att allting ska finnas på ett och samma ställe – kontaktuppgifter, medlemslistor, stadgar osv för att underlätta både för oss på kansliet, men också för er i föreningarna. I systemet finns det olika kategorier, som markeras antingen som röda eller gröna. Om föreningen är rödmarkerad så innebär det att dokument saknas, och föreningen kommer inte kunna få sitt årliga bidrag. Är föreningen istället grön så innebär det att kansliet har fått in alla dokument som krävs för att kunna betala ut bidraget. Via eBas kan varje förening hålla kontakt med sina medlemmar, samt få statistik över sina medlemmar genom åren.

 

De personuppgifter som måste finnas i eBas är:

För- och efternamn

Födelsedatum – år, månad, dag personen är född

E-post adress

Inträdesdatum – vilket datum personen blev medlem (nytt varje år)

Frivilliga uppgifter är: telefonnummer, juridiskt kön och årskurs

 

 

Vem räknas som medlem?

 

Varje enskild individ behöver godkänna sitt medlemskap i föreningen varje år, samt behöver veta hur man avslutar sitt medlemskap för att kunna räknas som medlem. Detta kan ske antingen genom att det framgår på era kontrakt att man också blir medlem i en förening eller på en separat medlemsblankett, eller via online-länken genom eBas-systemet. Om ni är en skola som har fleråriga kontrakt, så behöver medlemmen godkänna sitt medlemskap VARJE år för att fortsätta räknas som medlem. Om det inte framkommer på kontraktet, kan ni endast räkna de som skrivit kontrakt för det året ni rapporterar in. Detta innebär att de medlemmar ni rapporterar in för 2018 behöver ha godkänt sitt medlemskap (eller skrivit kontrakt) under 2018, och de som ni rapporterar in för 2019 behöver ha godkänt sitt medlemskap (eller skrivit kontrakt) under 2019, och så vidare.

 

Om ni har problem med eBas, kontakta [email protected] eller slå en signal till kansliet: 08-74210 35 så hjälper vi er komma igång!

 

 

GDPR

SÅ BEHANDLAS DINA PERSONUPPGIFTER

När du blir medlem godkänner du att:
Unga Drogförebyggare får spara dina personuppgifter i två år.
Statliga myndigheter och revisorer för Unga Drogförebyggare får granska dina personuppgifter.

 

Du har rätt att:
Slippa få dina personuppgifter utlämnade till andra.
Få ut en utskrift med all information som Unga Drogförebyggare sparat om dig.
Få dina uppgifter rättade om de är fel.
Få uppgifter om dig raderade.

Det görs genom att skicka e-post till   [email protected]se eller ringa  08 – 742 10 35 och berätta vad du vill.

 

Unga Drogförebyggare använder dina personuppgifter till att:
Söka bidrag från MUCF och landsting/regioner för varje medlem och varje förening.
Göra ringkontroller för att veta att medlemmarna är med i föreningen.
Låta revisorer för Unga Drogförebyggare slumpa fram ett antal föreningar och kontrollera att personuppgifterna stämmer.
Ta fram relevant statistik för Unga Drogförebyggare.
Kunna skicka ut information och be om svar på enkäter.

 

Din förening ansvarar för att:
Aldrig lämna ut dina personuppgifter utan att du har godkänt det.
Vara försiktiga så att ingen utanför föreningen kan ta del av dina personuppgifter.